Mientras que la ley federal no requiere que los empleadores paguen por los gastos relacionados con el trabajo incurridos por usted mientras trabaja desde casa, muchas leyes estatales sí lo hacen. Estas leyes estatales a menudo requieren el reembolso por gastos laborales necesarios, como:
- acceso a internet,
- uso de teléfono celular, y
- suministros y equipos de oficina, como impresoras y tinta.
Cubrir los gastos de trabajar desde casa se ha convertido en una preocupación importante desde que la pandemia de Covid-19 ha obligado a muchos empleados a trabajar de forma remota.
¿Está mi empleador obligado a cubrir mis gastos si trabajo desde casa?
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) federal generalmente no requiere que se le reembolse por los gastos incurridos mientras trabaja desde casa. Sin embargo, algunos estados, como California e Illinois, sí requieren estos reembolsos.
La única vez que la FLSA afecta los reembolsos por trabajar desde casa es si el costo reduciría sus ingresos por debajo del salario mínimo aplicable. Debido a que esto solo lo protege si sus ingresos están bastante cerca del salario mínimo, la FLSA rara vez se implica en los reembolsos por gastos relacionados con el trabajo.
Sin embargo, varios estados tienen estatutos que detallan cuándo un empleador debe reembolsarle por gastos comerciales, incluidos los relacionados con el trabajo remoto o el teletrabajo. Estos estados son:
- California,[1]
- District of Columbia,[2]
- Illinois,[3]
- Iowa,[4]
- Massachusetts,[5]
- Minnesota,[6]
- Montana,[7]
- New Hampshire,[8]
- New York,[9] y
- Pennsylvania [10]
Las leyes estatales varían
Sin embargo, los requisitos en estos estados no son todos iguales. En Minnesota, por ejemplo, solo debe ser compensado por ciertos gastos comerciales al final de su empleo. En Nueva York, por otro lado, los empleadores que no le reembolsen por los gastos reembolsables pueden ser acusados de un delito menor (si usted es un empleado no exento).
Muchos empleadores que no están obligados a cubrir los gastos comerciales eligen hacerlo de todos modos. Si lo hacen, los términos de reembolso probablemente se incluirán en su contrato de empleo o manual del empleado. Violar los términos de este acuerdo puede constituir una violación de contrato.
¿Qué gastos de trabajo remoto están cubiertos?
Muchos de estos estados requieren que los empleadores le reembolsen por cualquier gasto relacionado con el trabajo que haya incurrido mientras trabaja de forma remota.
La extensión de estos gastos dependerá de sus deberes laborales. Sin embargo, con frecuencia incluyen los siguientes gastos:
- uso del teléfono para actividades comerciales,
- uso de internet en casa,
- envío de correo,
- suscripciones en línea, como un plan pago para Zoom,
- una impresora y suministros de impresión, como cartuchos de tinta y papel,
- suministros de oficina, posiblemente incluyendo un escritorio y silla ergonómicos, y
- una computadora de trabajo.
Políticas de reembolso
Las políticas de reembolso del empleador para gastos relacionados con el trabajo también pueden determinar qué gastos están cubiertos.
Cuando un empleador paga por equipo de oficina en casa, sin embargo, a menudo sigue siendo propiedad de la empresa. Si deja su trabajo, es posible que tenga que devolver lo que compró a su empleador.
¿Cuál es la ley en California?
En California, tiene derecho a reembolso por todas sus pérdidas financieras razonables que surjan de hacer su trabajo.[11]
Esto puede ir más allá de los gastos comerciales que generalmente están cubiertos en otros estados. También puede incluir, por ejemplo:
- servicios públicos del hogar, como calefacción y aire acondicionado,
- el costo de un teléfono celular comercial para que no tenga que usar su teléfono celular personal,
- gastos de viaje, y
- honorarios de abogados que haya incurrido en la recuperación de reembolsos por otros gastos.
Las empresas pueden:
- reembolsarle después de que haya pagado el gasto relacionado con el trabajo, o
- crear una asignación para los costos previstos del trabajo remoto.
Cuando están involucrados dos estados
Las leyes laborales de California para los reembolsos de trabajo pueden aplicarse si trabaja para una empresa con sede en California mientras vive fuera del estado. Puede depender de factores como:
- la cantidad de trabajo realizado en California,
- el control de la empresa sobre su trabajo, y
- su acuerdo de empleo específico.
Si vive y trabaja en California, las leyes de reembolso de trabajo de California generalmente se aplican si trabaja para una empresa fuera del estado. Esto se debe a que el trabajo se está realizando en California y el estado tiene un interés en proteger a sus trabajadores. Sin embargo, hay limitaciones:
- Si la empresa fuera del estado no tiene una presencia o negocio significativo en California, es posible que las leyes de California no se apliquen.
- Si su acuerdo de empleo incluye una cláusula de elección de ley que establece que las leyes de otro estado rigen su relación laboral, esto puede afectar la aplicabilidad de las leyes de California.[12]
Dada la complejidad de estos problemas, es recomendable consultar con un abogado experimentado en leyes laborales para evaluar su situación específica y determinar si el Código Laboral de California se aplica a usted.
Disputas y demandas
Debido a que el empleador solo tiene que cubrir estos gastos cuando están relacionados con el trabajo, puede haber disputas sobre qué porcentaje de estos costos son para uso comercial y qué parte es para uso personal.
Si el empleador no paga estos reembolsos, puede presentar una demanda de salario y horas. Está protegido de represalias si presenta una reclamación.
La Oficina del Comisionado Laboral de California también puede citar al empleador por violar la ley. Cualquier multa o sanción recuperada de la citación se le pagará a usted.[13]
Los empleados remotos de California tienen derecho a reembolso por todas sus pérdidas financieras razonables relacionadas con el trabajo.
¿Son deducibles de impuestos estos reembolsos?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) le permite reclamar una deducción de impuestos por sus reembolsos de gastos comerciales si:
- el gasto fue ordinario y necesario para su trabajo,
- el gasto está respaldado o probado por usted, generalmente con recibos, dentro de un plazo razonable, y
- devolvió cualquier reembolso en exceso a su empleador dentro de un período de tiempo razonable.[14]
Si no se cumplen alguna de estas condiciones, entonces el reembolso se considera ingreso y debe ser reportado como imponible.
¿Qué pasa con los gastos de oficina en casa?
Si ha tenido que configurar su propio espacio de trabajo en casa, no puede reclamar la deducción de oficina en casa. Solo puede reclamar la deducción si es autónomo o contratista independiente.
Este es un cambio reciente en la ley tributaria. La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos eliminó esta deducción para los empleados con W-2 desde 2018 hasta 2025.
¿Qué son los nómadas digitales?
Eres un nómada digital si aprovechas las tecnologías digitales para realizar tus tareas laborales – y tu estilo de vida en general – de manera nómada. Puedes trabajar de forma remota desde países extranjeros, cafeterías, bibliotecas públicas, espacios de coworking o vehículos recreativos.
El estilo de vida de los nómadas digitales está cada vez más presente gracias a internet de alta velocidad barato y ampliamente disponible, teléfonos inteligentes y computadoras portátiles livianas, y herramientas de colaboración basadas en la nube. Esto te permite viajar y trabajar en cualquier parte del mundo, sin estar atado a una oficina física o una sola ubicación.
Tradicionalmente, los nómadas digitales tienden a ser freelancers, contratistas o empleados remotos en campos como diseño, programación, marketing, tutoría, consultoría o creación de contenido. Sin embargo, muchas empresas ahora ofrecen trabajo remoto a todos los empleados de cuello blanco en un esfuerzo por atraer y retener talento.
Las motivaciones típicas para ser un nómada digital incluyen:
- Un deseo de mayor libertad, independencia y flexibilidad,
- Ganas de viajar y experimentar diferentes culturas,
- Insatisfacción con la vida tradicional de oficina de 9 a 5, y
- Buscar un costo de vida más bajo mientras se gana ingresos de empleadores/clientes en países con salarios más altos.
Lectura adicional
Para obtener información más detallada, consulte estos artículos académicos:
- ¿Un beneficio inesperado del COVID? Cómo el teletrabajo puede ser una adaptación razonable después de todo – Revista de Derecho de la Universidad de Cincinnati.
- El futuro de las adaptaciones de teletrabajo bajo la ADA después del COVID-19 – Revista de Derecho de la Universidad de Kansas.
- Protegiendo a los teletrabajadores: Conflictos unilaterales e interpretación estatutaria – Revista de Derecho de la Universidad George Washington.
- El teletrabajo: una adaptación razonable bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades a medida que avanza la tecnología – Revista de Derecho de la Universidad Regent.
- No hay lugar como el trabajo: cómo la tecnología moderna está cambiando el enfoque del poder judicial sobre los arreglos de trabajo desde casa como una adaptación de la ADA – Revista de Derecho de la Universidad de Richmond.
Referencias legales:
[1] Sección 2802 del Código Laboral de California LAB.
[2] Reglamento Municipal de D.C. Título 7, Sección 910.1.
[3] 820 Estatuto Compilado de Illinois 115/9.5.
[5] Ley General de Massachusetts Capítulo 149, § 148A y Fraelick v. PerkettPR, Inc., 83 Mass. App. Ct. 698 (2013).
[6] Estatuto de Minnesota 177.24(4)-(5).
[7] Código de Montana 39-2-701.
[8] Estatutos Revisados de New Hampshire 275:57.
[9] Ley Laboral de Nueva York 198-C.
[11] Código Laboral de California 2802 LAB (“Un empleador indemnizará a su empleado por todos los gastos o pérdidas necesarias incurridas por el empleado en consecuencia directa del desempeño de sus deberes”).
[12] Véase también Implicaciones de “Trabajar desde cualquier lugar” – Cuando los trabajadores remotos cruzan las fronteras estatales, ADP.
[13] Código Laboral de California 2802(d) LAB.
