Código Laboral de California § 2802 es la ley que requiere que los empleadores reembolsen a los trabajadores por “todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado en consecuencia directa de la realización de sus deberes”. Los empleadores que no lo hagan pueden enfrentar una demanda por horas y salarios.
El lenguaje de la ley es el siguiente:
2802. (a) Un empleador indemnizará a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado en consecuencia directa de la realización de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador, incluso si son ilegales, a menos que el empleado, en el momento de obedecer las instrucciones, creyera que eran ilegales.
(b) Todas las indemnizaciones otorgadas por un tribunal o por la División de Normas Laborales para el reembolso de gastos necesarios bajo esta sección devengarán intereses a la misma tasa que las sentencias en acciones civiles. Los intereses se acumularán desde la fecha en que el empleado incurrió en el gasto o pérdida necesario.
(c) A los efectos de esta sección, el término “gastos necesarios o pérdidas” incluirá todos los costos razonables, incluidos, entre otros, los honorarios de abogados incurridos por el empleado para hacer valer los derechos otorgados por esta sección.
(d) Además de la recuperación de multas bajo esta sección en una acción judicial o procedimiento de conformidad con la Sección 98, el comisionado puede emitir una citación contra un empleador u otra persona que actúe en nombre del empleador que viole las obligaciones de reembolso por una cantidad determinada que se deba a un empleado en virtud de esta sección. Los procedimientos para emitir, impugnar y hacer cumplir sentencias por citaciones o multas civiles emitidas por el comisionado serán los mismos que los establecidos en la Sección 1197.1. Las cantidades recuperadas en virtud de esta sección se pagarán al empleado afectado.
La ley permite a los empleados recuperar los honorarios de abogados, además del reembolso.
Si la violación es generalizada, los empleados pueden formar una acción colectiva.
¿Qué gastos comerciales deben ser reembolsados?
Sí, la sección 2802 del Código Laboral de California exige que los empleadores reembolsen los gastos relacionados con el trabajo incurridos por sus empleados.
El propósito de esta sección es evitar que los empleadores de California simplemente transfieran los gastos necesarios de administrar un negocio a sus empleados.[1]
Los empleadores no pueden hacer que sus empleados renuncien a su derecho a estos reembolsos. Incluso si hay una disposición en el contrato de trabajo que les dice a los empleados que no tienen derecho a reembolso, es nula y no se aplicará en el tribunal.[2]
Los empleadores que despiden a los trabajadores porque han invocado sus derechos a ser reembolsados pueden ser responsables de despido injustificado.
Estos requisitos no se extienden a otros estados. La ley federal de empleo no requiere el reembolso de gastos relacionados con el trabajo a menos que los costos reduzcan los ingresos de un empleado por debajo del salario mínimo.
El requisito de “razonabilidad” y “necesidad”
Para ser elegible para el reembolso según la sección 2802 del Código Laboral de California, el gasto debe ser tanto razonable como necesario para que el empleado realice su trabajo. El empleado debe incurrir en los costos como consecuencia directa de sus deberes laborales.
Los detalles y requisitos del trabajo de un empleado determinarán si un gasto está relacionado con el trabajo y es elegible para el reembolso. Muchos empleadores tienen políticas de reembolso que establecen qué gastos son elegibles.
Gastos ordinarios relacionados con el trabajo que son elegibles para reembolso pueden incluir:
- gastos de viaje,
- uso comercial de un teléfono celular personal,
- tarifas para asistir a conferencias,
- costos de un uniforme de trabajo,
- gastos relacionados con el entretenimiento de asociados comerciales,
- costos de conducción, incluyendo un reembolso por millaje por la distancia recorrida y peajes pagados en un vehículo personal,
- costos asociados con el uso de un teléfono celular personal para tareas laborales,
- envío de correo, y
- costos de capacitación o educación.
Algunos de estos gastos a menudo son solo parcialmente relacionados con el trabajo, como las facturas de teléfono celular para el teléfono personal de un empleado que se usa con frecuencia para fines comerciales. En estos casos, un porcentaje de los gastos reales del empleado puede ser reembolsable. Ese porcentaje debe reflejar razonablemente con qué frecuencia el gasto está relacionado con el trabajo.[3]
Trabajadores remotos
El derecho de un empleado a ser reembolsado por gastos comerciales se ha vuelto más importante desde la pandemia de coronavirus. Muchos trabajadores continúan trabajando de forma remota, lo que significa tener que comprar equipos para la oficina en casa y para el teletrabajo. Debido a que ese equipo es razonablemente necesario para el trabajo del empleado, puede ser elegible para reembolso.
Algunos gastos comunes reembolsables para el trabajo remoto incluyen:
- equipos de oficina, como sillas y escritorios,
- equipos de impresión, incluyendo la impresora, papel e tinta,
- costos de suscripciones en línea, como una cuenta de Zoom paga,
- servicios públicos del hogar, como aire acondicionado y calefacción, y
- facturas de internet del hogar.
Debido a que estos son gastos comerciales, pueden ser reembolsados por el empleador. Sin embargo, cuando el empleador reembolsa a su empleado, la empresa es propietaria de la propiedad que se compró. Si el empleado es despedido, es posible que tenga que entregar lo que se compró, ya que es propiedad de la empresa.
Implicaciones fiscales
Cuando los empleados reciben reembolsos por gastos relacionados con el trabajo, son deducibles de impuestos como gastos laborales si:
- el gasto fue un gasto ordinario y necesario para su trabajo,
- cualquier reembolso excesivo fue devuelto al empleador dentro de un plazo razonable, y
- el costo real del gasto fue justificado por el empleado dentro de un plazo razonable.[4]
Si alguna de estas condiciones no se cumple, entonces el reembolso es considerado como ingreso imponible.
Aumentos salariales en lugar de reembolso
Los empleadores de California pueden cumplir con la ley laboral estatal aumentando la compensación del empleado, en lugar de reembolsar directamente los costos razonables de sus gastos comerciales.
La Corte Suprema de California ha dicho que este método de reembolso es suficiente, siempre y cuando haya un método razonable para determinar qué parte del aumento salarial es para reembolsar los gastos comerciales. Los empleados no pueden evitar sus obligaciones de reembolso simplemente aumentando el salario del trabajador. Hacerlo sin detallar qué parte fue para el reembolso haría imposible determinar si el empleado está siendo compensado adecuadamente por sus gastos relacionados con el trabajo. Esto dificultaría en gran medida la aplicación de la ley.[5]
Reglas especiales para trabajadores hospitalarios
A partir de 2021, muchos trabajadores hospitalarios tienen derecho a reembolsos por los costos asociados con los requisitos de capacitación en el lugar de trabajo.[6]
Esos programas de capacitación en el lugar de trabajo pueden ser:
- proporcionados por el empleador, o
- requeridos por el empleador.
Esto incluye programas como:
- residencias,
- orientaciones, y
- validaciones o pruebas de competencia.[7]
Cualquier gasto incurrido por el empleado o solicitante de empleo para estos programas debe ser reembolsado por el hospital.
Sin embargo, algunos programas no están cubiertos por el requisito de reembolso. Estos incluyen:
- requisitos de licencia, registro o certificación para ejercer en una clasificación específica, y
- programas de capacitación o educación tomados únicamente a discreción del empleado.
Solo los hospitales de atención aguda general están cubiertos por este requisito. Estos son hospitales que tienen un cuerpo gobernante debidamente constituido y brindan atención hospitalaria las 24 horas del día, los 7 días de la semana.[8] La ley cubre a los empleados que trabajan en roles que brindan atención directa al paciente en estos hospitales. También cubre a los solicitantes de empleo para esos roles.
[1] Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. (2014) 228 Cal.App.4th 1137. Véase también Bowerman v. Field Asset Servs., Inc. (9th Cir. Cal. 2022), 39 F.4th 652; Becerra v. McClatchy Co. (Cal. App. 5th Dist. 2021) 69 Cal. App. 5th 913.
[2] Código Laboral de California 2804.
[3] Cochran v. Schwan’s Home Service, supra.
[4] Véase Publicación del IRS 5137 (Rev. 2-2020).
[5] Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) 169 P.3d 889.
[6] Código Laboral de California 2802.1.
[7] Código Laboral de California 2802.1(a)(2).