En California, los empleadores están obligados a reembolsarle completamente cuando utiliza sus vehículos personales para fines comerciales. En total, hay 4 formas de calcular su reembolso:

1. Pagos globales,
2. Kilometraje real,
3. Gastos reales, o
4. Una mezcla de tarifas fijas y variables.

Muchos empleadores adoptan las tarifas de reembolso del IRS, que se basan en el kilometraje real:

1. Pagos globales

Los empleadores de California pueden utilizar un pago global para reembolsarle por los gastos relacionados con su vehículo de trabajo. También conocido como

• una “asignación de gas”,
• una “asignación de automóvil”, o
• un “per diem”,

este es un pago regular, a menudo mensual, de una cantidad fija que se considera adecuada para cubrir sus gastos.

El método de pago global se utiliza generalmente si conduce sus vehículos personales en las mismas rutas todos los días o semanas. Cuando la cantidad de conducción permanece igual, los pagos globales pueden ser ideales porque reducen la cantidad de registros que debe realizar.

Sin embargo, los precios fluctuantes de la gasolina pueden hacer que un pago global sea insuficiente. En estos casos, puede impugnar la cantidad y exigir un reembolso completo.²

2. Kilometraje real

Su empleador y usted pueden acordar una tarifa de reembolso por milla. Puede:

• adoptar la tarifa de reembolso por milla sugerida por el IRS o por el Departamento de Recursos Humanos de California (que para 2024 es de $0.67 por milla), o
• acordar su propia tarifa.

Sin embargo, la tarifa acordada debe compensarlo completamente por los gastos de viaje relacionados con el trabajo, y también debe permitírsele impugnar la tarifa si cree que es insuficiente. Además, su reembolso por milla no debe ser gravado como ingreso a menos que su empleador le pague más que la tarifa de reembolso actual del IRS.

Si utiliza sus vehículos personales con fines comerciales, deberá realizar un seguimiento de su kilometraje. Esto puede ser difícil de mantener.³

3. Gastos reales

Este método de cálculo requiere que registre la cantidad exacta de todas las pérdidas pagadas mientras conduce en el trabajo, incluyendo:

• el costo de llenar el tanque después de cada día de trabajo,
• los cambios año tras año en el valor de reventa del vehículo para determinar la depreciación, y
• los costos de mantenimiento por conducir relacionados con el trabajo.

Si bien los reembolsos basados en el método de gastos reales son los más precisos, los requisitos de registro para este método de reembolso son onerosos. Además, pueden surgir disputas con su empleador sobre, por ejemplo, qué taller de reparación de automóviles utiliza.⁴

4. Una mezcla de tarifas fijas y variables

Un reembolso de tarifa fija y variable (FAVR) divide los costos fijos de usar un vehículo personal para uso comercial, como las tarifas de seguro, de los costos variables, como la gasolina.

Los costos fijos se reembolsan individualmente hasta una cantidad acordada. Los costos variables se reembolsan en función de una tarifa de kilometraje acordada.

Preguntas frecuentes sobre el reembolso de millaje en California

¿Qué se incluye en el reembolso de millaje?

• costos de gasolina
• depreciación del vehículo por desgaste,
• costos de mantenimiento y reparación,
• tarifas de registro del vehículo, y
• seguro de auto.

Los reembolsos de millaje en California no incluyen su viaje diario de ida y vuelta al lugar de trabajo. Además, el reembolso debe cubrir solo sus gastos necesarios y razonables. Los gastos innecesarios del vehículo no tienen que ser cubiertos.⁵

¿Recibo un cheque separado por el reembolso de millaje?

Los reembolsos de millaje no tienen que ser pagados por separado de su salario u otra compensación. Sin embargo, su cheque de pago debe mostrar que incluye el reembolso de millaje.⁶

¿Puedo renunciar a mi derecho al reembolso de millaje?

No. Cualquier acuerdo que renuncie a su derecho a un reembolso completo de los gastos de su vehículo relacionados con el trabajo es nulo.⁷

¿Cuál es la política de reembolso de millaje de mi empleador?

Depende de su empleador y de usted llegar a un acuerdo sobre qué política de reembolso se utilizará. Si se utiliza un sistema de reembolso de millaje, debe acordar la tarifa por milla. Esto generalmente se establece en su:

• contrato de trabajo o
• manual del empleado.

¿Cuál es el mejor método de reembolso de millaje?

Todos tienen ventajas y desventajas.

El método de reembolso de millaje es más preciso que un acuerdo de suma global o estipendio de gasolina. Sin embargo, aún no tiene en cuenta el aumento o disminución de los precios de la gasolina. Además, si conduce menos en el trabajo, se le compensa a una tasa más baja que a los trabajadores que conducen más.

Esto se debe a que algunos de los gastos del vehículo son fijos, como las tarifas de seguro, y no cambian mucho según los kilómetros recorridos. Sin embargo, si solo conduce unos pocos kilómetros en el trabajo, aún tiene que pagar una cantidad similar a la de aquellos que conducen mucho en el trabajo.

Muchas personas prefieren el sistema FAVR ya que la tarifa de millaje puede cambiar según los precios locales de la gasolina. Esto aumenta la precisión de un mecanismo de reembolso FAVR.

Los sistemas FAVR también solucionan las discrepancias entre los empleados que conducen mucho por trabajo y aquellos que no lo hacen. Si solo conduces unos pocos kilómetros, sufrirás los mismos gastos fijos que los trabajadores que conducen muchos kilómetros. Sin un sistema FAVR que tenga en cuenta esto, si solo conduces unos pocos kilómetros, recibirás un reembolso mucho menor que los trabajadores que conducen muchos kilómetros.

¿Qué pasa si mi empleador me paga menos de lo que debería por los gastos de mi vehículo personal?

Si tu empleador te paga menos de lo que debería por el uso personal de tus vehículos, puedes impugnar la cantidad que te han reembolsado. Al utilizar pruebas de tus costos reales, puedes demostrar que el reembolso ha sido insuficiente.

Si tu empleador no corrige la discrepancia, puedes presentar una demanda por salario y horas. Si la falta o negativa de tu empleador a reembolsarte por los gastos de viaje es una práctica habitual, puedes presentar una demanda colectiva.

Recursos adicionales

Para obtener más información, consulta lo siguiente:

• 6 preguntas comunes sobre el reembolso de millas para empleados – Información general de la Cámara de Comercio de EE. UU.
  
• Reembolso de millas: lo que necesitas saber – Artículo informativo para empleados y empleadores de Business News Daily.
• Tasa de reembolso de millas 2024 para el uso de vehículos personales – Tasas actuales proporcionadas por la Oficina del Contralor del Estado de California.
• Reembolsos de viaje – Información sobre las tasas actuales de reembolso de millas proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos de California.
• Tasas estándar de reembolso de millas – Información sobre las tasas de reembolso de millas para el año actual proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).