En California, los empleados por hora y no exentos de horas extras tienen que fichar al entrar y salir del trabajo. Esto incluye pequeñas cantidades de trabajo realizado fuera de las horas de trabajo. Los empleadores no pueden exigir ni permitir trabajo fuera del horario, aunque pueden redondear su tiempo de trabajo hacia arriba o hacia abajo siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Los empleados no exentos y por hora fichan al entrar y salir
La ley federal exige que los empleadores registren el número de horas trabajadas por sus:
- trabajadores por hora, y
- trabajadores que no están exentos de las leyes de salario mínimo y horas extras.[1]
Es necesario registrar estas horas para saber:
- la cantidad de salarios que ha ganado,
- si tiene derecho a pago de horas extras, y
- si está ganando al menos el salario mínimo.
Su empleador debe saber estas cosas para cumplir con la ley laboral estatal y federal. La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) federal y la ley laboral de California requieren el pago de su tarifa regular por horas extras,[2] el salario mínimo,[3] el pago doble por días extra largos,[4] y que se le pague por todo el trabajo realizado.[5]
Los empleadores hacen esto al exigir a sus trabajadores que fichan al comenzar a trabajar y al salir. Tenga en cuenta que esto no cubre a trabajadores como:
- contratistas independientes, o
- trabajadores exentos o empleados asalariados.
Ley laboral de California y la regla de de minimus
Surge un problema cuando se deben realizar pequeñas tareas de trabajo antes de fichar o después de fichar. California maneja este problema de manera diferente a la ley federal.
La ley federal permite que se realicen tareas de trabajo pequeñas fuera del horario de trabajo.[6] Esta es la “regla de de minimus”. “De minimus” es una palabra en latín que significa “sobre cosas insignificantes”. Los tribunales federales han dictaminado que incluso las tareas de trabajo que tomaron varios minutos se consideraron de minimus.[7]
Por ejemplo: Los trabajadores del acero deben ponerse 12 tipos de equipo de protección antes de fichar, y quitárselos todos después de fichar. Según la Corte Suprema de EE. UU., esto se consideró una tarea de trabajo de minimus:
Porque las absurdidades de un segundo no están justificadas por las realidades de las condiciones de trabajo o por la política de la Ley de Normas Justas de Trabajo, tales trivialidades como unos pocos segundos o minutos de trabajo más allá de las horas de trabajo programadas pueden ser ignoradas.[8]
La ley de California, sin embargo, ofrece a los trabajadores más protección. La ley estatal establece explícitamente que tienes derecho a recibir “todos los salarios devengados”.[9] Esto implica que no hay excepción para el trabajo de minimus. Recientemente, la Corte Suprema de California dictaminó que este era el caso y que la ley laboral de California no sigue la regla de minimus. Las tareas triviales relacionadas con el trabajo deben realizarse en horario de trabajo.[10]
No trabajar fuera del reloj
Los empleadores de California están prohibidos por la ley estatal y federal de exigir o permitir que trabajes fuera del reloj. Esto incluye el trabajo realizado:
- antes o después de fichar, o
- durante un período de comida o descanso.
Ten en cuenta que tu empleador puede violar esta regla al permitirte trabajar fuera del reloj. Esto no requiere una demanda o incluso una solicitud de que trabajes. Sin embargo, sí requiere que tu empleador sepa o deba saber que está sucediendo.
Los abogados laborales de nuestra firma de abogados han descubierto que muchas empresas tienen políticas que regulan el trabajo fuera del reloj. Estos a menudo requieren una aprobación previa por escrito para el trabajo realizado fuera del reloj. Violar esta política al trabajar fuera del reloj puede llevar a medidas disciplinarias.
Reglas de redondeo del reloj
La ley laboral federal y de California actualmente permite a los empleadores redondear las horas de trabajo al intervalo más cercano, en lugar de pagar por cada minuto o segundo que trabajes. Sin embargo, este proceso de redondeo tiene varias reglas importantes:
- debe redondear al incremento más cercano,
- no siempre puede redondear hacia abajo el número de horas trabajadas,
- debe ser justo y neutral en teoría, y
- no puede llevar rutinariamente a un pago insuficiente cuando se aplica.[11]
Nuestros abogados laborales han descubierto que los empleadores suelen redondear al cuarto de hora más cercano o 15 minutos. Esto permite la “regla de los 7 minutos”, donde:
- los primeros 7 minutos del incremento, del 1 al 7, se redondean hacia abajo, y
- los últimos 7 minutos, o del 8 al 15, se redondean hacia arriba.
Otras reglas comunes del reloj son:
- redondeo de 5 minutos, que crea la “regla de los 2,5 minutos”, y
- redondeo de 6 minutos, que crea la “regla de los 3 minutos” y facilita el registro del tiempo porque divide la hora en 10 intervalos.
Las reglas de redondeo del reloj también se aplican a los descansos para comer y descansar. Los empleadores no pueden redondear al incremento más cercano para privarte de la duración completa de tu descanso.[12]
Los empleadores a menudo prefieren el redondeo porque facilita el pago de tus salarios. El dinero estará en cantidades confiables, en lugar de tener pequeñas variaciones entre períodos de pago.
Sin embargo, un reciente caso de la Corte de Apelaciones de California puede desafiar la práctica de redondear las horas de trabajo bajo las leyes laborales de California. Ese caso sugirió que, cuando el empleador tiene la tecnología de registro de tiempo para rastrear las horas precisas de un trabajador, está obligado a pagarle por todas las horas que el empleado trabaja.[13] Esto podría afectar las leyes estatales de registro de tiempo y las políticas de redondeo. Nuestros abogados laborales están monitoreando de cerca estos desarrollos legales.
Discreción del empleador para el registro de tiempo del empleado
No hay leyes o regulaciones que dicten cómo se deben rastrear las horas de trabajo. Mientras produzca un registro de tiempo completo y preciso de su día y semana laboral, es suficiente.[14] Los empleadores pueden utilizar:
- tarjetas de fichar o tarjetas de tiempo,
- hojas de tiempo en papel,
- una máquina de registro de tiempo que escanea su tarjeta de identificación para registrar su llegada y salida, o
- una aplicación telefónica que envía notificaciones a su jefe.
En California, si el sistema de reloj y los registros de nómina que se utilizan pueden capturar la hora específica en que ficha, pronto podría ser el caso de que su empleador ya no pueda redondear sus horas totales de trabajo.
Citas legales:
[1] 29 CFR 516.2(a).
[2] 29 USC 207 y Código Laboral de California 510 LAB.
[3] 29 USC 206 y Código Laboral de California 1197 LAB.
[4] Código Laboral de California 510 LAB.
[5] Código Laboral de California 204 LAB.
[6] 29 USC 203(o) y Anderson v. Mt. Clemens Pottery Co., 66 S.Ct. 1187 (1946).
[7] Lindow v. United States, 738 F.2d 1057 (9th Cir. 1984).
[8] Sandifer v. U.S. Steel Corp., 134 S.Ct. 870 (2014).
[9] Código Laboral de California 204 LAB.
[10] Troester v. Starbucks Corp., 5 Cal.5th 829 (2018).
[11] Ver See’s Candy Shops, Inc. v. Superior Court, 210 Cal.App.4th 889 (2012).
[12] Donahue v. AMN Services, LLC, No. S253677 (2021).
[13] Camp v. Home Depot Inc., 84 Cal.App.5th 638 (2022).
[14] Departamento de Trabajo de EE. UU., División de Salarios y Horas, “Hoja informativa #21: Requisitos de registro según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA),” (julio de 2008).
