Las leyes de salario y horas de Nevada no requieren que los empleadores privados reembolsen a los empleados por gastos de viaje relacionados con los negocios, pero muchos lo hacen de todos modos. Los empleadores que incumplan sus contratos con sus trabajadores al no cubrir los costos de viaje enfrentan posibles demandas y fuertes daños punitivos.
La ley de Nevada exige que los empleados estatales y de condado reciban las siguientes asignaciones diarias de viaje:
- aproximadamente $98 para alojamiento (o $120 en Las Vegas o $114 a $150 en Reno), y
- aproximadamente $59 para comidas e incidentes (o $69 en Las Vegas y Reno)
Los empleados estatales o de condado que usen sus propios vehículos para viajar por negocios pueden recibir $0.625 por milla.
En este artículo, nuestros abogados de leyes laborales de Las Vegas, Nevada discuten:
- 1. Reembolsos de costos de viaje para empleados privados
- 2. Reembolsos de costos de viaje para empleados estatales
- 3. Reembolsos de costos de viaje para empleados del condado
- 4. Demandar por reembolsos de costos de viaje
También vea nuestro artículo sobre reembolsos de gastos relacionados con el trabajo en Nevada.
Muchos empleadores privados reembolsan a sus empleados los costos de viajar para viajes de negocios como el pasaje aéreo y otros gastos de negocios.
1. Reembolsos de gastos de viaje para empleados privados en Nevada
En general, los empleadores privados no están obligados a reembolsar a los empleados por los gastos de viaje. Sin embargo, muchos empleadores privados eligen reembolsar a sus empleados por los gastos de viaje porque estos gastos generalmente son deducibles de impuestos.
Si un empleador tiene una política de reembolso de gastos de viaje para sus empleados, entonces el empleador debe cumplir con sus términos. A veces, esta política puede estar especificada en:
- un manual de empleado
- un contrato de empleo
- una política de la empresa no escrita pero generalmente aceptada en la que los empleados confían razonablemente
Si un empleador incumple su promesa contractual de pagar a los empleados por sus costos de viaje, entonces el empleado puede demandar al empleador por incumplimiento de contrato y mala fe. Tenga en cuenta que los empleados que no sean reembolsados por sus gastos de viaje pueden deducirlos de sus propias declaraciones de impuestos.
También tenga en cuenta que es ilegal que los empleadores reembolsen a algunos empleados y no a otros en base a:
- raza
- religión
- género (o identidad de género)
- orientación sexual
- edad
- discapacidad
Los empleados que se ven privados de reembolsos de viaje porque están en una de estas clases protegidas pueden demandar al empleador por discriminación laboral en Nevada.1
1.1. Pago por el tiempo dedicado a viajar por trabajo
La ley de Nevada exige a los empleadores que paguen a los empleados no exentos salarios por cada hora que trabajan. Esto incluye el tiempo que los empleados pasan viajando por trabajo durante el horario laboral, incluso si no están haciendo ningún trabajo durante ese tiempo de viaje.2
Tenga en cuenta que los empleadores generalmente no tienen que pagar a los empleados por el tiempo que pasan viajando al trabajo y desde el trabajo.
2. Reembolsos de gastos de viaje para empleados estatales
Cada agencia estatal tiene sus propias políticas específicas para cubrir los costos de viaje de los empleados. Algunas reglas generales incluyen:
- Los empleados no tienen derecho a asignaciones de diem a menos que estén a al menos 50 millas de su estación de trabajo.
- La tarifa estándar de alojamiento por diem para viajar en Nevada es de hasta $150. El diem puede ser mayor para viajes fuera del estado.
- La tarifa estándar de comidas e incidentes (M &IE) por diem para viajar en Nevada es de hasta $59, pero varía según la ubicación y la época del año. El diem puede ser mayor para viajes fuera del estado.
- Ciertos empleados estatales que viajan más de cuatro (4) veces al año pueden ser elegibles para usar una tarjeta de crédito patrocinada por el estado para viajar.
- Los empleados también pueden ser reembolsados por gastos de viaje como:
- tarifas de estacionamiento
- costos de transporte comercial
- uso de servicios de internet, alquiler de salas de conferencias, etc.
- lavandería si el viaje de negocios es de cuatro (4) noches o más3
Tenga en cuenta que algunos gastos de viaje se anticipan a los empleados antes del viaje y algunos pueden ser reembolsados después del viaje. Aquí está el Formulario de reembolso de viaje de empleados del Estado de Nevada. Los códigos de transporte son los siguientes:
|
Tipo de transporte para funcionarios y empleados estatales |
Código de reembolso del Estado de Nevada |
| Avión |
P |
| Avión privado |
PP |
| Transporte público (subterráneo, autobús urbano) |
PT |
| Pasajero en coche |
X |
| Coche privado |
PC |
| Coche estatal (piscina de motores o coche de agencia) |
SC |
| Otro (limusina, taxi, transporte, coche de alquiler, ferrocarril, autobús interurbano) |
OT |
Los empleados se les aconseja que guarden todos sus recibos y registren el comienzo y el final de cada viaje. Además, tenga en cuenta que las agencias estatales deben usar Southwest para los vuelos entre Reno y Las Vegas, y deben usar la División de Servicios de Flota de Nevada para alquilar coches.4
2.1. Vehículos de los empleados
Los empleados estatales que viajan por negocios estatales en sus propios coches reciben reembolso por kilometraje, pero la cantidad depende de si usan sus coches por su propia conveniencia o la del estado:
- por la conveniencia del estado: la tarifa de reembolso de kilometraje estándar, que actualmente es $0.625 por milla
- por la conveniencia del empleado: la mitad de la tarifa de reembolso de kilometraje estándar, que actualmente es $0.3125 por milla
Tenga en cuenta que solo se contarán las millas que excedan el trayecto normal del empleado entre su oficina y su residencia.5
3. Reembolsos de gastos de viaje para empleados del condado / municipio en Nevada
Al igual que los empleados estatales, los empleados del condado o municipio tienen derecho a reembolso por los gastos de viaje necesarios para llevar a cabo los negocios públicos.
En general, los reembolsos por viajar en un medio de transporte privado (como el coche de un empleado) no pueden exceder la cantidad cobrada por el transporte público (como un tren) para realizar el mismo viaje. Pero si no hay transporte público disponible para ese viaje, entonces el reembolso sería la tarifa estándar de $0.625 por milla.
Los empleados del condado y del municipio también tienen derecho a una asignación de viáticos para viajes de negocios de cinco (5) días o menos:
- La tarifa estándar de alojamiento por viáticos para viajar en Nevada es de hasta $150. El viático puede ser mayor para viajes fuera del estado.
- La tarifa estándar de comidas e incidentes (M &IE) por viáticos para viajar en Nevada es de hasta $69, pero varía según la ubicación y la época del año. El viático puede ser mayor para viajes fuera del estado.6
4. Demandar por reembolso de gastos de viaje en Nevada
Los empleadores que incumplan su promesa de pagar a sus empleados por los gastos de viaje relacionados con el trabajo pueden presentar una demanda contra el empleador. La cantidad de los gastos de viaje determina la jurisdicción de la corte:
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Cantidad de gastos de viaje |
Corte de jurisdicción |
| Hasta $10,000 | Corte de Pequeñas Reclamaciones |
| $10,000.01 – $15,000 | Corte de Justicia |
| $15,000.01 y más | Corte Distrital |
Si el caso llega a juicio y el demandante gana, el empleador puede ser ordenado a pagar:
- los gastos de viaje más los intereses
- los costos de la corte
- los honorarios de los abogados
Y si el empleador niega maliciosa o intencionalmente los gastos de viaje al empleado, la corte también puede ordenar daños punitivos.
¿Trabaja en California? Consulte nuestro artículo sobre reembolsos de gastos de viaje en California.
Enlaces útiles
- Administración General de Servicios de EE. UU.
- IRS
- Guía de leyes laborales – Departamento de Trabajo de EE. UU.
Referencias legales
- Estatuto Revisado de Nevada 613.330.
- NRS 608.016.
- Memo 2022 – Oficina de Finanzas del Gobernador del Estado de Nevada.
- Ibíd.
- NRS 245.060 Gastos de viaje: Reembolso; asignación de viáticos. 1. Excepto lo dispuesto en el apartado 2, si un funcionario o empleado del condado o del municipio tiene derecho a recibir reembolso por sus gastos de viaje necesarios para la transacción de negocios públicos, dicho reembolso debe incluir gastos de vida reales, pero la cantidad permitida para viajar en vehículo privado no debe exceder la cantidad cobrada por el transporte público. Cuando resulte satisfactorio para la junta de comisionados del condado que el viaje en vehículo privado sea más económico, o cuando resulte que, debido a los horarios de tren, avión o autobús o por otras razones, el viaje en transporte público es impracticable, o en caso de que una parte del trayecto recorrido no esté cubierto por el transporte público, la junta de comisionados del condado, a su discreción, puede permitir para el viaje en vehículo privado una cantidad que no exceda el máximo por milla de reembolso para el viaje en vehículo privado establecido por el Consejo Estatal de Examinadores para los funcionarios y empleados del Estado en general. 2. La junta de comisionados del condado de un condado puede proporcionar, a cualquier funcionario o empleado del condado o del municipio que tenga que viajar para la transacción de negocios públicos durante un período de no más de 5 días hábiles consecutivos, una asignación de viáticos y gastos de viaje a la misma tasa que la tasa comparable establecida para los empleados del Gobierno Federal por el Administrador de Servicios Generales de conformidad con 5 U.S.C. § 5707, excluyendo cualquier requisito, restricción u otra condición federal que sea aplicable a esa tasa comparable. NRS 245.062 Gastos de viaje: Adopción y contenido de la ordenanza que establece los procedimientos para el pago; el adelanto constituye una prenda sobre los salarios. 1. La junta de comisionados del condado de un condado debe, por ordenanza, establecer procedimientos para el pago de los gastos de viaje autorizados de los funcionarios y empleados del condado derivados de sus deberes oficiales o empleo, según lo dispuesto en el NRS 245.060. 2. La ordenanza debe exigir que cada departamento del condado establezca en su presupuesto anual la cantidad máxima de dinero que estima que será necesaria para pagar los gastos de viaje necesarios durante el año fiscal. La ordenanza puede contener procedimientos por los cuales la cantidad presupuestada por un departamento durante el año fiscal puede aumentarse si la cantidad estimada de dinero es insuficiente para pagar los gastos de viaje reales. 3. La ordenanza puede autorizar a ciertos funcionarios o empleados a desembolsar dinero para pagar un adelanto o reclamo por gastos de viaje a un empleado sin obtener la aprobación de la junta de comisionados del condado si la cantidad de dicho adelanto o reclamo se incluyó en el presupuesto anual del departamento empleador. 4. Todo el dinero avanzado a un funcionario o empleado del condado para pagar sus gastos de viaje constituye una prenda a favor del condado sobre los salarios acumulados del funcionario o empleado al que se hizo el adelanto. El condado puede avanzar más dinero a un funcionario o empleado que la cantidad de sus salarios acumulados actualmente.
1. Una agencia estatal, junta o comisión puede pagar los gastos de viaje, subsistencia y gastos de mudanza de los muebles y electrodomésticos de un empleado y de la familia del empleado si:
(a) La agencia, junta o comisión transfiere, para la conveniencia del Estado, a un empleado con estado permanente de un lugar a otro para una asignación permanente;
(b) La agencia, junta o comisión acepta a un empleado que, para la conveniencia del Estado, cambia de empleo desde otra agencia, junta o comisión; o
(c) El empleado:
(1) Fue contratado para un puesto permanente, ya sea clasificado o no clasificado, para el cual hay una necesidad crítica y que de otro modo no puede ser llenado; y
(2) Se mudó desde un lugar que estaba a al menos 50 millas de la nueva ubicación del empleado.
2. Si un empleado que ha sido reembolsado de conformidad con el párrafo (c) del apartado 1 renuncia voluntariamente al empleo del empleado dentro de 1 año después de comenzar a trabajar, el empleado debe reembolsar al Estado la cantidad del reembolso. La agencia, junta o comisión puede retener del salario regular del empleado o del pago final recibido al terminar el empleo del empleado, la cantidad del reembolso requerido por este apartado.
3. Los límites máximos para el peso, el viaje y la subsistencia para el empleado y la familia del empleado deben ser determinados por reglamentos de la Junta Estatal de Examinadores.
4. Todas las solicitudes de pago de conformidad con esta sección deben ser presentadas a la Junta Estatal de Examinadores antes de que se incurran obligaciones. Una vez aprobado por la Junta Estatal de Examinadores, las reclamaciones deben presentarse para su pago de la misma manera que otras reclamaciones contra el estado de los fondos disponibles para la agencia, junta o comisión.
NRS 281.169 Pago de los gastos de viaje y diem de los solicitantes de empleo; reclamaciones.
1. Excepto lo dispuesto en el apartado 3, una agencia estatal, junta o comisión puede pagar los gastos de viaje y diem de los tres solicitantes más calificados para un puesto permanente con esa agencia, junta o comisión incurridos mientras esos solicitantes están siendo entrevistados para ese puesto.
2. Si un solicitante debe viajar desde otro estado para ser entrevistado, los gastos deben ser pagados a la tasa establecida por la Junta Estatal de Examinadores para los empleados estatales que viajan fuera del Estado. Si un solicitante debe viajar desde dentro del Estado para ser entrevistado, los gastos deben ser pagados a la tasa establecida por la Junta Estatal de Examinadores para los empleados estatales que viajan dentro del Estado.
3. Si la posición se ofrece a uno de los solicitantes y ese solicitante no la acepta, la agencia, junta o comisión no puede pagar los gastos de ese solicitante.
4. Todas las solicitudes de pago de conformidad con esta sección deben presentarse al Consejo Estatal de Examinadores antes de incurrir en obligaciones. Una vez aprobado por el Consejo Estatal de Examinadores, las reclamaciones deben presentarse para su pago de la misma manera que otras reclamaciones contra el Estado de los fondos disponibles para el organismo, la junta o la comisión.